Pré-requis nécessaires

1) Constituer une équipe organisatrice

Il s’agit de trouver les personnes susceptibles d’être motivées à organiser la convention.

La chose la plus importante dans l'organisation d'une convention est de mettre en place une bonne équipe. C'est impossible de s'en sortir seul. Et plus l’équipe s'amuse, plus la convention sera amusante.

Bien qu'il y ait une multitude de manières de s'organiser, il y a des postes qu’il faut distinguer :

L’aide bénévole peut se faire de manière ponctuelle, quelle que soit l’étape du projet (avant-pendant-après la convention). Essayez de construire une organisation ouverte à l’aide bénévole, permettant à tous ceux qui le souhaitent, de participer à la réalisation de la convention, quel que soit le degré d’implication, ou de compétences. Cela dit, essayé de sentir leurs motivations, centres d’intérêt et niveaux d'implication. Certains vous dirons qu'ils sont occupés, mais voudront bien aider dans les dernières semaines, d'autres peuvent avoir des connaissances particulières, qui peuvent être utiles.

Au milieu de toutes ces propositions bénévoles, se cachent les organisateurs de la convention.

Les organisateurs ont une implication forte dans le projet. Ils suivent l’avancement dans son ensemble et réalisent des tâches spécifiques pour lesquelles ils se seront au préalable engagés. Et l’équipe organisatrice va devoir s'impliquer jusqu'à la fin. Remarque : entre 3 et 10 organisateurs peuvent suffire. Plus l’équipe d’organisateurs est nombreuse, plus les compromis seront difficiles à trouver et plus on sera tenté de se reposer sur les autres. En revanche, il est nécessaire d’avoir au moins 10 bénévoles en soutien de l’équipe d’organisation ; mais une fois encore, essayer de permettre à tous ceux qui le souhaitent, de participer à la réalisation de la convention.
Le leader (le président ou le référent général) est LA personne qui vérifie que tout est bien fait, et mène la danse. La démocratie fonctionne bien, mais il faut quelqu'un pour appeler au vote et pour diriger les réunions (on peut avoir un responsable de réunion différent du leader, ou ce rôle peut être informel, mais il doit exister). Son vote ne doit pas avoir plus de poids que celui des autres.
Le trésorier devrait être la seule personne qui gère les comptes et manipule l’argent. L'autre responsabilité principale est de mettre en place un budget réaliste, de le présenter de manière intelligible au comité et de le faire approuver par celui-ci que tout le comité approuve, et surveiller qu'il est bien respecté. Personne ne devrait faire la moindre dépense sans l'aval du trésorier. En même temps, le trésorier doit toujours garder une marge de manœuvre, au cas où...

Attention : le leader et le trésorier ne doivent surtout pas être la même personne !

Mais les autres membres de l’équipe organisatrice peuvent porter plusieurs chapeaux. Par exemple :

une personne pour s'occuper du lieu : endroit pour jongler, pour dormir, pour manger, électricité, eau, transport, pass, clefs...
une autre peut s'occuper des événements : organiser les scènes, la parade, les workshops, la décoration, la vente des tickets.
une autre peut s'occuper de la communication : publicité, impressions des T-shirts et des affiches, des dossiers de presse, des relations publiques.
… Bien entendu, il faut qu'il y ait un maximum de communication interne pour que les gens puissent s'aider, ou essayent chacun de déléguer à d'autres amis. C'est le travail principal du leader : déléguer autant que possible aux gens fiables et passer ensuite beaucoup de temps à vérifier et revérifier que les gens font bien ce qu'ils prévoyaient. Si votre projet est solide et que vous constatez qu'assez de personnes aident à son exécution, l'organisation de la convention peut être un vrai plaisir. Vous remarquerez que plus vous allez avancer, plus les gens seront impliqués. C'est là qu'il est important que le "centre" sache ce que chacun fait.

2) Avoir une association

Une fois l’équipe organisatrice constituée, le mieux est de créer une association ou de s’appuyer sur une association locale, déjà existante. Mettre de l'argent de la convention sur votre propre compte bancaire peut causer des problèmes. Le plus simple, est d’avoir une association à but non-lucratif. Pour avoir un compte en banque au nom de l’association, signer des chèques, faire des cachets aux artistes... Vous avez la possibilité de créer soit une association culturelle, soit une association sportive. Plus de renseignements sur la création d’une association :

http://www.associations.gouv.fr/creer-votre-association.html

https://guidepratiqueasso.org/

Organiser une convention