Organiser une convention

Bénévolat en convention

Plan:

  • Choix du fonctionnement
  • Définir ses besoins
  • Préparation
  • Accueil
  • Check de l’équipe
  • Et après… ?

Choix du fonctionnement

Choisir de fonctionner avec un modèle « fixe » ou avec un modèle « volant » ou avec un mixe des deux selon les postes, compétences et responsabilités des bénévoles.

  • Le modèle « fixe » (bénévoles associé.e.s à un seul poste tout du long) : Avantages pour la convention : les bénévoles sont formés sur un seul poste, il le connaissent vite très bien et sont donc moins dépendants des responsables. Ils posent donc moins de questions et sont susceptibles de faire moins d'erreurs tout le long de la convention.

  • Le modèle « volant » (bénévoles qui changent de poste au fil de la convention) : Avantages pour les bénévoles : ils touchent à tous les postes, ils gagnent donc plus en « formation » et leurs journées sont toutes différentes, pas d'ennuis, changement d'équipe et donc ils rencontrent bien plus les autres organisateurs et les autres bénévoles.

Choisir de fonctionner avec une gestion des bénévoles centralisée ou avec une gestion des bénévoles par pôles ou les deux (conseillé pour les grosses conventions).

  • Gestion centralisée des bénévoles implique d'avoir un responsable bénévoles officiel : ce modèle de gestion est pratique pour la centralisation des infos, l'accueil et le check de tous les bénévoles. Il peut permettre une meilleure répartition en cas d'absences (faux bonds, malades, etc).

  • Gestion bénévoles par les responsables de pôles. Dans cette forme de gestion, c'est le/la responsable de chaque pôle qui gère le planning, la répartition des tâches, etc de ses bénévoles. Cela lui rajoute du travail, mais lui permet de connaître à l'avance son équipe. Ce type de gestion part donc du principe du modèle « fixe » et implique que les bénévoles associés au responsable ne le sont que sur son pôle.

  • Le mixe des 2 est conseillé pour les conventions où l'on attend une forte fréquentation, qui dure longtemps ou avec une grosse programmation artistique (CFJ, EJC ou convention particulièrement ambitieuse). Ce type de gestion prévoit de disposer à la fois d'un.e responsable bénévole et de disposé d'une gestion bénévoles par les différents responsables de pôles. Une attention particulière doit être faite sur la communication interne entre le/la responsable bénévole et les autres responsables de pôles.

  • Gestion « par les jongleurs, pour les jongleurs », ou à quel point compter sur le public ? L'aide du public, ça passe ou ça casse. Selon l'ambiance, le prix de la convention, la météo et la « façon » de demander l'aide, le public est plus ou moins réceptif. Exemple : Ce modèle fonctionnait bien à la Glühwein pour faire les soupes de légumes et le vin chaud et parce que la convention régionale était à 5€ les 3 jours. Ce modèle a fonctionné moins efficacement à la JOP-CFJ où il a fait très chaud, que la convention durait 5 jours et que le tarif était plus élevé.

Définir ses besoins

  • Dates et phases (montage, exploitation, démontage)

  • Définir les pôles (accueil, cuisine, bar, propreté, sécurité, technique, scène, ninja, fire-space, etc)

  • Définir les postes au sein de chaque pôle Certains pôles doivent gérer plusieurs postes. Par exemple, l'accueil peut s'occuper de la billetterie, de l'info-point, des objets trouvés, de la vente de merchandising. Il peut donc être intéressant d'anticiper les différentes tâches et de créer des fiches de postes à cet effet. Est-ce que la fiche de poste prévoit qu'un même bénévole réalise toutes les tâches, ou est ce que plusieurs postes sont crées pour affecter plusieurs bénévoles distincts.

  • Définir le nombre de bénévoles par pôle Exemple : S'il faut 4 personnes pendant 24h au bar, alors cela implique un besoin de « 96h bénévoles ». Si les bénévoles font 4h30 par jour, alors : 96 / 4,5 = 21,3. Il faut donc 22 bénévoles pour assurer le service au bar pendant 24h. S'il faut 2 à 3 personnes pour faire un tour de clean du site de manière ponctuelle, alors cela implique 6 personnes. Si vous avez des doutes, surestimez… !

Préparation

Questions à poser aux bénévoles :

  • Arrivée/départ
  • Poste souhaité
  • Expérience éventuelle
  • Horaires souhaitées
  • Souhaits particuliers (binôme, spectacle, etc)
  • Allergies / intolérances
  • Véhicule / permis

Exemple de formulaire bénévole: Formulaire benevole.docx

Infos à donner :

  • Fonctionnement global
  • Programmation
  • Fiche de poste
  • Planning prévisionnel
  • Réunion bénévole en amont

En amont : Si les plannings sont faits ils peuvent être envoyés aux bénévoles, ainsi qu'imprimer et affichés dans l'espace qui leur est alloués. On peut aussi préparer les tickets repas, boissons et les badges bénévoles.

Accueil

  • Prévoir une zone pour faire dormir les bénévoles, pour qu'ils se restaurent (le catering), ainsi qu'un espace détente et de réunion (à part), etc.
  • Quelles contreparties ? Pass, repas, boissons, etc.
  • Zone bénévole : afficher les plannings, le programme, les numéros de téléphones importants, les menus, etc (cela peut être la zone de catering).
  • Accueillir les gens individuellement
  • Anticiper les désistements… !

Cheker l'équipe

Faire une réunion bénévoles le premier jour de la convention, leur donner de la motivation, les remercier d'être là, etc.

Prévenir quelques situations, si :

  • Sous-implication, retard, etc ; alors: discuter
  • Alcool, drogue, fatigue : bénév’out ; alors: remplacement, switch de créneau, sieste.
  • Tensions dans une équipe ; alors: discuter, switch, comme dans la vraie vie.
  • Sur-implication « syndrome du brenic » ; alors: Pause, sieste.
  • Incompétence ; alors: formation express pour corriger, ou proposition d’un autre poste.

Et après ? ...

  • Petit mail de remerciement (la base) avec bilan
  • Prendre les retours : personne n’a mieux vu la convention que les bénévoles
  • Organiser un petit after.