Avant la convention – Les tâches fréquentes

Si vous avez faits tous les points précédents, vous devriez déjà avoir de quoi faire une convention ! Cette section présente les autres tâches qui sont fréquentes, mais pas forcément nécessaire à une convention.

Les recherches de subventions

Si besoin est, vous pouvez faire des demandes de subventions pour financer la convention. De nombreux organismes sont susceptibles d’être intéressés par votre projet. Répondez aux différents appels à projets auxquels vous pouvez prétendre.

Voici une liste non-exhaustive des partenaires financiers que vous pouvez solliciter (j’ai essayé de les classer par thématiques) :

Animation locale : commune, intercommunalité, entreprise locale (partenariat financier ou en nature), Financement Européen (LEADER, mais attention c’est compliqué et chronophage)
Éducation populaire et/ou jeunesse : Conseil Départemental, Conseil Régional, Direction Départemental de la Cohésion Sociale (et de la Protection des Populations).
Culturelle : Direction Régionale des Affaire Culturelles
À chaque fois, prenez le temps de regarder les critères d’attribution. Par exemple, la mixité amateurs/professionnelle, l’accueil des personnes en situation de handicap…

Le bar et la bière

Commander chez un ou plusieurs fournisseurs la boisson alcoolisée et non-alcoolisée, en fonction du nombre de participants. Souvent, les futs non ouverts sont repris, il est plus rare d’avoir ce genre d’accord pour les softs.
Définir les prix de vente en fonction des prix d'achat + faire des panneaux d'affichage avec les prix.
Monter une équipe de bénévoles pour servir au bar pendant la durée de la convention.
Prévoir une caisse et un fond de caisse et les gobelets.
Prévoir le stockage des gobelets sales et la vaisselle.

La technique sur scène

Faire le listing des besoins pour la personne en charge de la technique.
Louer le matériel nécessaire et aller le chercher, l’installer, le régler, répondre aux besoins techniques des artistes, désinstaller le matériel, et le ramener !
Savoir qui installe le son et la lumière de la scène
Savoir qui gère le son et les lumières pendant les spectacles (pour les artistes)

La scène ouverte

Savoir qui la présente (pour la scène ouverte, il faut un présentateur)
Savoir le matos technique qu'il faut (micro, son, lumières...)
Savoir qui gère le son et les lumières pendant les spectacles (pour les artistes)
Qui s’occupe de demander aux jongleurs de présenter un numéro pour la scène ouverte (pendant la convention). Essayez de solliciter des numéros diversifiés (jongleur/jongleuse, solo/plusieurs, différents objets de jonglerie, technique/conceptuel…).

Le plateau artistique du gala

Savoir qui sera le présentateur (pour le gala, il faut un présentateur, et éventuellement bilingue, selon votre public).
Savoir quels artistes viennent jouer (faire des propositions à des jongleurs professionnels de votre réseau, ou nous solliciter pour que l’on vous propose des artistes, voir leurs disponibilités, leurs contraintes techniques et administratif, leurs trajets et hébergement avant pendant et après la convention, les cachets…). On peut aussi penser à leur faire remplir un contrat dans lequel figure le montant du cachet, mais aussi leur accord ou non de diffusion photos et vidéo de leurs prestations, et s’ils veulent ou non proposer un workshop pendant la convention. S’ils ont des exigences particulières sur l’hébergement ou la nourriture.
Savoir le matos technique qu'on aura à proposer aux artistes (micro, son, lumières...).
Après l’événement, il faut payer les artistes et répondre à leur demande, donc il faut anticiper l’après-festival.

La renegade

Savoir qui la présente (pour la renegade, il faut un présentateur et un DJ), ils peuvent souvent être trouvés sur place, parmi les jongleurs présents.
Savoir le matos technique qu'il faut (canapé, bières, micro, son, lumières...).

Il est important que les organisateurs pensent à prévoir la renegade (lieu, matériel, bière ou ticket boisson, place dans le programme, pour qu’elle ne soit pas en même temps qu’un autre spectacle ou concert. Par contre, il appartient aux jongleurs de l’organiser, la présenter, faire le DJ. La renegade ne doit pas être inscrite dans le programme de la convention. Il faut éviter que du public non-avertis vienne à ce spectacle comme ils iraient à un autre spectacle. C’est préjudiciable aussi bien pour eux, que pour les personnes qui passent sur scène. De plus, c’est un spectacle avec de la musique amplifiée de nuit, il faut penser aux nuisances sonores. Remarque : il n’est pas permis de prendre de photo, ni de vidéo des renegades… Certains numéros sont plutôt osés et des clichés peuvent desservir les artistes dans un futur proche ou lointain… Ce qui se passe en renegade doit rester en renegade ! En présence de caméra ou d’appareil photo, le spectacle n’est pas le même.

L’espace feu

Différentes conventions ont différentes politiques sur la pratique du feu. Certaine (pour des raisons d'assurance) sont allés jusqu’à l'interdire. La plupart des conventions ont des zones de feu ouvertes à des moments définis, avec des évaluations des risques et un personnel qualifié en charge. Pour se faire :

Prévoir un espace délimité à l’extérieur
Prévoir des équipements de sécurité (trousse de 1er secours, couverture à humidifier, extincteurs, seaux de sable, essoreuses…) et de l’affichage pour que tout le monde sache où c’est !
Prévenir les pompiers
Prévoir du combustible (pétrole desaromatisé)
Éventuellement une tonnelle avec du son et de la lumière…

Le(s) chapiteau(x)

Le chapiteau est bien souvent l’endroit de vie de la convention. S’il n’est pas obligatoire, il apporte une plus-value non-négligeable. Trois choix d’utilisation ont été constatés :

1/ Chapiteau Bar/scène de concert :

Pour être sûr de prendre la bonne taille de chapiteau basez-vous sur la norme française de 3 personnes debout par m² au maximum hors scène, bar et autres aménagements (ça ressemble à une ambiance sardines en boite de nuit, pour que cela reste agréable 2 personnes par m², ce n’est pas mal…). Prévoir une arrivée électrique 24/24h afin de laisser tourner les amplis et autres machines sensibles à l’humidité toute la nuit… Pour ce qui est de la forme du chapiteau, préférez si possible un chapiteau double courbure (corniches en pointes), il sera plus haut pour jongler et renverra moins le son qu’un chapiteau traditionnel. Pensez à vérifier l’emplacement des poteaux à l'intérieur du chapiteau afin d’être sûr que votre scène passe. Pensez à vérifier l’emplacement des haubans à l’extérieur. Un chapiteau doit aussi répondre aux normes ERP, donc pensez à vos issues de secours qui doivent en tout temps être libre et clairement indiquées.

2/ Chapiteau Spectacle (et éventuellement concert) :

Changement de jauge, pour un public assis, on n’est pas loin du 1m² par personne… En général les conventions qui parient sur un gala en chapiteau demandent aux artistes de le jouer 2 fois afin que les 400 spectateurs puissent y assister. À titre d'exemple, pour la Bigoud’N jongle, le chapiteau fait 350m², mais nous ne faisons rentrer que 200 à 250 personnes à l'intérieur pour cause de scène, coulisse, régie… Et pour la lyonnaise et JOP, 600 personnes avec le chapiteau de Zouz qui fait 470m². Pensez à prévoir un plancher de scène et un revêtement (tapis de danse lino, même de la moquette) n’est en général pas du luxe pour les artistes, et SURTOUT prendre un chapiteau OPAQUE… Comme pour les concerts, pensez à vérifier l’emplacement des poteaux à l'intérieur du chapiteau afin d’être sûr que votre scène passe. Prévoir également une arrivée électrique 24/24h afin de laisser tourner les amplis et autres machines sensibles à l’humidité toute la nuit… Pensez à séparer les alimentations électriques du son et de la lumière pour éviter les grésillements.

3/ Chapiteau “sert à tout” :

Certaines conventions ont fait le choix de s’organiser sans gymnase… Dans ce cas, prévoir un chapiteau assez grand devient primordial et ne pas forcément y mettre le bar devient judicieux… et si le budget électricité est faible un chapiteau translucide peut devenir une alternative intéressante.

En général, les loueurs proposent deux formules de locations : une première avec le montage inclut et une seconde où l'organisateur de la convention fournira une dizaine de bénévoles pour aider au montage-démontage du chapiteau, ce qui fait gagner une partie non-négligeable du budget. Cette seconde formule est tout à fait viable, pensez bien qu’il est forcément moins fatiguant, moins long et beaucoup plus agréable de monter un chapiteau à 15 plutôt qu’à 5…

Gardez aussi en tête qu’un chapiteau ne ferme pas à clef ! Vous avez donc tout intérêt à faire surveiller celui-ci 24h/24 pour empêcher la disparition du matériel coûteux que vous y installerez certainement (par exemple, y installer le dortoir de vos équipes sécurité est souvent une bonne idée).

Enfin, quelle que soit la raison qui vous fait prendre un chapiteau, gardez bien à l’esprit que vous êtes responsable du public qui est en dessous. Le chapiteau devra donc posséder un registre de sécurité à jour (rapport biannuel de visite obligatoire), un certificat de bon montage, ainsi qu’une assurance et n’oubliez pas d’y mettre des extincteurs et de regarder régulièrement les bulletins météo pour le vent et les avis de tempête.

Dernier point, histoire de ne pas vous faire avoir ou de répondre à la première des questions… un chapiteau de 300 à 350 m², coûtera à la location entre 1500 et 2000 € si vous fournissez la main d’œuvre pour le montage démontage, et plutôt 4000 à 5000 € si vous ne mettez pas la main à la pâte...

Les concerts

Qui ? Combien ? Cachet ? Quels besoins techniques ? Communication ? Affiche ? Quel accord pour les boissons ? Attention un groupe avec beaucoup de membres (fanfare) peut vite être très couteux pour le bar.

L’animation avec les enfants

Voir quel matériel il faut prévoir (fil, boule, monocycle, balles, massues, diabolo, bâton du diable, tapis de gym, de quoi faire boire les enfants...)
Qui peut être présent pour animer l'atelier ?
Quelles animations faire pendant l'atelier ?

Voici des rapports sur le cirque à l’école, qui peuvent éventuellement donner des pistes de réflexion :

Les activités de cirque à l’école primaire

« CIRQUE A L’ECOLE » une approche corporelle

L’espace enfant

L’espace d’activités pour enfants est à confier à un bénévole dévoué qui a de l'expérience avec les enfants et qui aura du temps pendant l'événement, ou aux parents qui se relaient dans un espace dédié autogéré. Il ne devrait pas être difficile pour un tel référent de trouver des parents qui seraient heureux de l'aider. Il faudra prévoir un espace délimité et adapté en termes de sécurité et de jeux. Le plus simple est aussi de rappeler aux parents qu’ils restent responsables de leurs enfants…

La parade

C’est une promenade colorée et bruyante à travers la ville, souvent combinée avec les jeux de la jongle. La parade est un moyen de négocier ou de remercier la ville locale pour son aide et son assistance qu'elle a donné. C'est aussi un moyen de déplacer les gens vers un lieu de spectacle, ou un autre point de chute approprié et qui se trouve à une certaine distance. Cependant, il faut un bon nombre de bénévoles qui doivent être familiers avec le parcours du défilé, afin de s'assurer que tout le monde se retrouve au bon endroit. Pour se faire il faut :

Prévoir l’itinéraire et le faire valider par les autorités compétentes (mairie et police).
Prévoir porte-voix, ou autre système pour se faire entendre de tous.
Essayer de motiver des musiciens : vous pouvez faire un partenariat avec un groupe de musique (fanfare, batucada…) avec qui on jongle pour un de leurs événements, ou pour la fête de la musique, et qui nous anime musicalement la parade pendant la convention.
Prévoir des bouteilles d’eau pour le trajet

Le volley-massue

Nous vous proposons des règles du jeu, mais c'est à vous de voir :

VOLLEY.pdf

Remarque générale: Plus vous pourrez vous arranger à l'avance mieux ce sera. Ne mettez rien de côté, ou vous allez vous retrouver, le moment venu, sous une avalanche de petits problèmes.

Organiser une convention