Organiser une convention

La gestion d’un bar de convention

Préparation en amont

La structure du bar

Prévoir le matériel nécessaire, prévoir éventuellement de quoi le construire, définir un lieu sur le site.

Selon les possibilités :

• de quoi faire un comptoir : tables, structures en palettes.
• gérer les déplacements entre les différents endroits du bar (tireuses, réfrigérateur, caisse)
• un point d’eau (pour l’hygiène, pour poser et laver les gobelets sales). Si le lieu n'en dispose pas mais si possible, en mettre un en place. Le petit plus étant d'installer un évier.
• autant que possible : que le bar ait une visibilité d’ensemble du site (selon le type de lieu, à s’adapter)

Matériel nécessaire

• réfrigérateur (au moins 1)
• évier si possible, ou de quoi le remplacer
• éponges
• produit vaisselle
• chiffons/torchons
• bassines pour nettoyage
• récipients pour la récupération du « déchet bière » des tireuses
• tables
• de quoi récupérer l’argent (selon s’il s’agit de monnaie ou de jetons, voir le point consacré)
• bouilloire⋅s électrique⋅s
• percolateur⋅s
• thermos (plusieurs)
• petites cuillers/spatules
• une caisse (monnaie) (voir vidage de caisse)
• rallonges électriques/multiprises
• éclairage
• sacs poubelle (100l-200l)
• trousse de secours
• fiche des contacts de tou.te.s les bénévoles du bar
• punaises, scotch, affiches/feuilles, crayon, ciseaux (pour les notes et communication)
• tire-bouchons, ficelle pour le garder au bar
• briquets pour le personnel (si bar fumeur, briquets accrochés au bar pour les clients)
• éviter les cacahuètes/pistaches (question hygiène et allergies violentes aux arachides)

Définir et préparer les fiches tarifaires, planning, papiers officiels et informations internes au bar

Préparation et impression des différentes fiches d’informations (prix et cartes des différentes boissons, planning, numéro des responsables, papiers officiels).

• Papiers officiels : gérer la demande de débit de boisson auprès de la mairie (licence III, la licence II n’existe plus depuis 2016).

• Fiches d’informations :

  • Noter tous les contacts de tous les bénévoles et de tous les responsables, avec numéros de portable obligatoires. Les contacts des responsables doivent être accessibles aux bénévoles du bar en cas de besoin (voir « gestion de crise »), les numéros de tous les bénévoles doivent être accessibles aux responsables.
  • Préparer et imprimer des plannings en amont : le planning indiquant clairement tous les noms des bénévoles et responsables et leurs horaires doit être accessible à tous les bénévoles et les responsables du bar.

• Fiches tarifaires :

  • Noter tous les prix (si des bières ne sont vendues qu’à certains moments, par exemple, tous les prix doivent être décidés et accessibles aux barmans, barmaids derrière le bar). Préparer l’affichage des tarifs visibles du public.
  • Différentes boissons = différents prix.
  • Les prix fixes : gérer les prix de ventes fixes selon les coûts des fûts, et des coûts des softs (exemple : fût de blonde, fût d’ambré = 2€ ; fût spécial cher = 2,50€ à 3€ selon le prix de revient). Conseil: Ne pas dépasser les 3€ pour une bière. Pas de remise sur la pinte, sauf si une bière de base est vendue à 2,50€.
  • Les prix libres ou presque : selon les versions, souvent le thé et le café sont à prix libres, maximum fixe à 0,50€. À adapter selon si le petit déjeuné est servi au bar ou pas, si du thé et du café sont prévus pour être servis au bar hors petit déjeuné ou pas. Schéma régulier : thé et café gratuits pour le petit déjeuné, à prix libre ou 0,50€ une fois le petit déjeuné terminé.
  • De la même façon, les sirops sont souvent mis à prix libre, ou maximum à 0,50€.

• Gestion des boissons pour les bénévoles :

  • Discussion à avoir en amont : est-ce qu’ils ont les boissons à moitié prix ou ont-ils « seulement » un certain nombre de boissons offertes par jour de bénévolat ? Rien n’est fixe pour ça, mais ce point doit être discuté absolument AVANT l’ouverture, histoire de ne pas se retrouver à avoir différentes versions sur place.

Gestion des commandes

(contacter les brasseurs et les différents producteurs et vendeurs de boissons... se renseigner sur ce qui se fait localement, nombres et volumes de commandes…)

• boissons chaudes (thermos, cafetières, stocks café, thé, sucre)
• gestion des gobelets (via brasseurs ? Achat/location? )
• boissons fraîches (attention à la diversité)

Brasseurs :

• Commencer à repérer et à contacter les brasseurs plusieurs mois avant : ils doivent prévoir les stocks pour votre événement. Le gros risque est donc de les contacter trop tard et ne pas avoir le stock nécessaire.
• Premier contact et réservation 5 à 7 mois avant, avec la commande des stocks. Les recontacter régulièrement (et ne pas hésiter à prendre plusieurs brasseurs si vous passez par un grossiste) pour vérifier que la quantité prévue est toujours bien réservé, on a vu des histoires de brasseurs qui changent le stock réservé au dernier moment.
• Vérifier avec le⋅s fournisseur⋅s, les modèles de fûts, s’assurer de la compatibilité des fûts et des percuteurs des tireuses, pour ne pas avoir de mauvaise surprise.
• Vérifier également les quantités de bouteilles de CO² : veiller à en avoir en plus, en cas de bouteille non pleine.
• Éviter les tireuses sans gaz : le tirage se fait mal, ces tireuses sont prévus pour écouler des petites quantités, convient mal à la consommation sur un événement de plusieurs centaines de personnes.
• Penser à prendre du lait (et du lait végétal) pour les petits déjeuné (pour les cafés/thés, les céréales et les enfants).
• Boissons chaudes (thermos, cafetières, stocks café, thé, sucre)
• Gestion des gobelets (via brasseurs ? Achat/location? )
• Boissons fraîches/softs. Attention à la diversité : trop de softs différents peut nuire à une gestion des stocks. Idéalement 2-3 jus de fruits (orange et pomme fonctionnent bien), 2 ou 3 sirops différents permettent de varier correctement les softs. Pensez à des sirops qui peuvent se mélanger aux bières (typiquement du citron, surtout si vous avez de la blanche). Voir également si le festival se déroule en période estival, vous pouvez trouver de la limonade en pression, c’est assez peu cher et cela peut partir assez bien.

Gestion du planning des bénévoles

• Calculer le temps total d’ouverture de tous les bars (si plusieurs bars).
• Estimer le temps de travail hebdomadaire des bénévoles. Le maximum légal étant 4h/jour. Essayer de ne pas aller au-delà en fractionnant ce temps en deux par exemple, ça évite des shift trop long. La durée des créneaux étant à lier avec le nombre de bénévoles sur ce pôle. Prévoir des bénévoles de secours en cas d’absence à un poste, minimum 2 ou 3 personnes de secours (voir « Gestion de crises ». ) préparation zones de stockage.
• boissons gratuites ou à prix coûtant: à qui, combien, qui a le droit d’en offrir.
• gestion des responsabilités : combien de responsables, répartition des responsabilités.

Préparation des zones de stockage

(pour le plein et le vide)

Remarques :

• La vente d’alcools forts est interdite aux non-détenteurs de la licence IV.
• Interdiction de vendre de l'alcool aux personnes mineurs (- de 18 ans en France).
• Ne pas servir les gros gros bourrachos. Si un client est vraiment trop saoul, interdire de lui servir de l’alcool et vérifier qu’il ne quitte pas le site.

=> Préparer les fonds de caisse

Sur place

• gestion du réapprovisionnement
• gestion des bénévoles
• gestion de crises
• gestion générale du bar
  • présence des responsables, roulement des responsables.
  • gestion des horaires de service (si le bar ferme ; horaires du petit déjeuné)
  • gestion du petit déjeuné, rotations…)
  • gestion des tireuses
• vidage de caisse

Après la bataille

• comment gérer la fermeture du bar
• l’utilisation des tireuses en démontage
• démontage des tireuses (débrancher, vider l’eau, nettoyer)
• nettoyer le matériel (tireuse, gobelets…)