Organiser une convention

Après la convention

• Décharger tous les véhicules, avec le matériel et la décoration. Attention, si vous souhaitez réutiliser vos affaires, nous vous conseillons de ranger de manière organisée (dans des armoires par exemple ou sur des étagères ; pas sur un tas informe) et avec soin (à l’abri de l’humidité, du froid, de la chaleur).

• Récupérer les panneaux d’indication dans le village

• Gérer les conventionnistes « lost in translation » (en panne, ou qui ont raté leur train…)

• Gérer les mails et Facebook : matériel oublié et perdu + renvoi des affaires…

• En gros cela peut donner quelque chose du genre : « Merci pour cette formidable convention, qui fût si bonne que j’ai oublié les ¾ de mes affaires, mon furet, et je suis en panne sur l’autoroute entre ici et là, car j’ai oublié de mettre de l’essence. Merci de venir m’aider, là, maintenant tout de suite. Je sais que ça fait des jours que vous êtes tous à fond et que vous aimeriez vous reposez, mais pas de chance, car grâce à moi, vous allez d’abord venir me chercher, m’héberger, me nourrir et seulement après vous pourrez vous reposer ! »

• Gérer les comptes de dépenses/recettes (ainsi que les bénéfices ou les pertes) … En cas de bénéfice, il n’y a pas de soucis pour vous, car vous trouverez de nouvelles idées pour la prochaine édition de votre convention… ou vous pouvez aussi nous faire un don, pour aider l’organisation de la convention française de jonglerie annuelle. En revanche, si vous êtes dans le rouge, là il faut faire attention. Est-ce que votre association à de quoi supporter les pertes ou non ? Si oui, il faut d’abord payer vos dettes, et vous aurez le temps de vous refaire par la suite en organisant par exemple une soirée de soutien à votre association ou en demandant un financement participatif sur internet. Si vous n’avez pas de quoi payer vos dettes immédiatement, c’est plus compliqué. Vous pouvez éventuellement solliciter l’AFJ, pour que l’on vous octroi un prêt à taux zéro, à rembourser selon l’accord que l’on aura passé. Mais, soyez très vigilant à ne pas être trop dans le rouge, sans quoi ni la convention, ni l’association ne seront pérennes.

• Payer les artistes

• Gérer le matériel cassé, bonjour assurance !

• Trouver les photos, vidéos et les articles de presse pour la mise à jour du dossier de presse et le site internet. N’hésitez pas à demander les contacts des jongleurs qui prennent des photos et vidéos pendant la convention.

• Faire une réunion entre organisateurs après l’événement pour faire un bilan de ce qui a fonctionné, ce qu’il faut améliorer, ce qu’il faut supprimer, ce à quoi on n’avait pas pensé en amont. Il faut faire un compte-rendu de cette réunion que l’on transmet à l’équipe d’organisation de l’année suivante.