Organiser une convention

Préparer et penser la régie de site de la convention

1. Définir le terrain :

Il faut se procurer les informations sur les : dimensions, dénivelés, espaces d’occupation possible, entrées et sorties.
Pour trouver ces informations il est recommandé de les demander d'abord à la structure qui héberge l'événement (privé, municipalité, etc...), il est également possible d'utiliser Géoportail qui, dans ses outils, donne la possibilité de calculer des distances, des surfaces, et donne des comptes-rendus du relief du terrain.

2. Choisir les structures :

Le choix des structures est à faire en coopération avec le reste de l’équipe. En vrac, voici quelques éléments à définir :

• La jauge (de là dépend la taille des structures)
• Où se jouent les spectacles ? Chapiteau, scène extérieure, bâtiment
• Un bar
• Une restauration
• Un catering
• Un accueil public
• Des espaces de stockages
• Un camping
• Un parking (camions et voitures)
• Des toilettes
• Des douches
• Un espace feu
• Barrières "Heras" et "Vauban"

3. L’Implantation du site :

L'implantation du site se réfléchit en allant sur place et/ou en se servant de Géoportail. Une technique consiste à créer des éléments à l’échelle sur Illustrator/Inkscape, et à les déplacer sur une carte du site (capture d’écran par exemple). Des éléments de réflexion :

• Circulation du public
• Accès PMR
• Accès pompiers
• Accès à l’eau et l’électricité
• Éclairage du site la nuit
• Relief
• Esthétique et ambiance de l’ensemble

L’implantation peut être amenée à bouger jusqu’au jour J, mais il faut avoir bien avoir conscience de l’impact que cela a sur nos besoins en matériel, notamment en rallonges électriques.

4. Liste de matériel :

A partir du choix d’implantation, on établit une liste de matériel et de structures. La liste doit chercher à être la plus exhaustive possible, pour ne pas se faire surprendre.
C’est le moment où l'on doit calculer nos besoins en distribution électrique (coffrets et rallonges triphasées), les grandes longueurs de rallonges nécessaires (notamment les 50m, 25m, 20m). Ne pas oublier qu’on va avoir besoin de beaucoup de rallonges courtes (des 1,5m, des 3m, des 5m). Il faut également des multiprises en grande quantité.
Pour les lumières extérieures, bien avoir en tête que tous les projecteurs ne peuvent pas être laissé dehors dans l’humidité nocturne ou sous la pluie.
Il s’agit ensuite de trouver les structures et équipements correspondantes en les louant, en se les faisant prêter, en les échangeant contre des places de spectacles ou un service futur.
Quand le matériel arrive, il faut faire des listes exhaustives de qui à prêter quoi, pour pouvoir tout rendre au démontage. Il faut absolument marquer son matériel (mettre son nom au marqueur, faire un code couleur avec du scotch d’électricien).

5. Petit cours d’électricité :

• L’électricité du site part d’un coffret en triphasé. Pour connaître la puissance d’une phase en W(watt) disponibles il faut se servir de la formule P=UI soit la puissance=tension multipliée par l’intensité soit en unités Watts=Volts x Ampères. Pour un coffret dit « triphasé 32A » le calcul va être 220Vx32A=7040W le tout multiplié par le nombre de phases, soit 3x7040W=21120W.

• On peut brancher un coffret en triphasé sur un autre coffret en triphasé. On n’obtient pas plus de puissance, mais ça permet de tirer un seul coffret à la place de 3 rallonges (une rallonge par phase). Ça permet également d’identifier plus rapidement la cause d’une panne, parce qu’il y a des disjoncteurs sur des lignes plus courtes. Et donc de n’avoir qu’une partie du site qui disjoncte.

Ex : un coffret au chapiteau et un coffret au bar. Si le bar est tiré en triphasé depuis le chapiteau et que le courant du chapiteau saute, le bar continue à tourner, ET on sait que la panne est à chercher sous le chapiteau. Si le bar est branché avec des rallonges depuis le chapiteau, quand le courant saute tout saute, et l’origine de la panne est plus longue à identifier.

• L’épaisseur des câbles. On utilise sur un site des câbles avec des diamètres différents qui peuvent véhiculer des puissances différentes. Plus un câble est gros, plus il peut véhiculer de puissance.
  Les rallonges domestiques blanches (ou noires), par exemple, sont en 1.5. Elles véhiculent jusqu’à 10A (soit 2200W). On ne peut par exemple pas brancher dessus une bouilloire qui consommerait 3000W.
  Les rallonges plus épaisses, dont on se sert sur les sites de festival, sont en 2.5. Elles véhiculent jusqu’à 16A (soit 3680W, c’est un peu plus que 16A).
  Il existe des câbles encore plus épais, mis en rallonge courantes ce sont celles que vous allez retrouver.

• Les prises dite « PC16 ». Ce sont les prises classiques que l’on retrouve partout chez nous. Elles sont en 16A.

• Alerte multiprise : les multiprises câblées sont souvent câblées sur du 1.5. Donc elles ne peuvent pas prendre, tous appareils confondus, plus de 2200W. Il existe des multiprises en 2.5 en magasin spécialisé, ou quand vous louez du matériel à des boites événementielles.

• Les normes d'indice de protection (normes IP) : les câbles ont une norme de numérotation qui définit leur niveau de protection. Elles sont notées IP67 par exemple, ou IP54. Le premier chiffre correspond au niveau de protection contre les solides, et le deuxième au niveau de protection contre les solides. Wikipédia vous a fait un tableau.

6. Réfléchir sa répartition électrique :

• Se faire un tableau de calcul exhaustif de la consommation électrique (par exemple un fichier Excel qui calcule la puissance totale et la puissance par phase). Le tableau doit recenser le moindre appareil à sa puissance maximale.
• Ne pas dépasser la puissance maximale autorisée pour éviter les coupures.
• Ne pas brancher la lumière sur la même phase que le son.
• Identifier les grosses dépenses électriques : appareils à résistance (cafetière, bouilloire, four), lampe halogènes, frigos/congélateurs/tireuses.
• Prévoir des points de branchement avec des multiprises pour les téléphones et ordinateurs (consommation faible)
• Équilibrer le courant sur les phases.
• Prévoir des passages de câbles et/ou des tranchées et/ou plus de rallonge pour éviter qu’elles ne passent dans les espaces de circulation ou qu’un véhicule roule dessus.
• Noter tous ses câbles aux deux bouts (« tireuse 1 », « sono bar », « four 2 ») pour pouvoir réagir rapidement. Reporter ses marquages dans le tableau de répartition électrique.
• Signaler avec des écriteaux ou des marquages sur les multiprises les espaces où les gens peuvent mettre leur téléphone à recharger.
• Ne pas hésiter à rappeler souvent aux bénévoles qu’ils ne doivent pas brancher ou débrancher des appareils sans avoir une autorisation explicite de le faire.

7. Autres choses en vrac :

• Les extincteurs : il y en a plusieurs types, il faut les répartir en fonction des dangers (cuisine, console, bar, etc.), mettre un plan des extincteurs à disposition des gens et les briefer pour qu’ils puissent réagir vite. En plus d'être une obligation, c'est une sécurité indispensable.
• Si le courant saute : il faut identifier la panne avant de remettre le courant. Par exemple si de l’eau coule dans une multiprise, il est indispensable de savor où elle se trouve.
• Les barrières : il est plus prudent de barriérer les espaces où le public ne doit pas mettre les pieds. Notamment les zones avec des coffrets à découvert, qui ne sont sensés être approchés par des personnes formées..
• Si il n'y a pas assez de puissance disponible, on peut envisager des relais : la cuisine n’utilise plus de bouilloire ou de four quand les lumières du site sont allumées, par exemple.
• La LED pour l’éclairage, c’est super. Ça consomme rien.
• Pour le matériel électrique laissé en extérieur : pour s'éviter des pannes il est futé de regarder l'indice de protection (voir plus haut). Le matériel étanche est noté IP67. Le matériel qui dispose d'un indice inférieur doit pouvoir être mis à l'abri en cas d'intempéries.