Organiser une convention

Pendant la convention

Tout au long de l'événement :

  • Gérer le paiement de l'entrée, la caisse (à vider régulièrement), les pass, les infos aux participants, les T-shirts (bilingue c’est mieux)
  • Faire les repas des bénévoles et artistes (Annexe 4)
  • Faire repas des conventionnistes, si vous l’avez prévu
  • Servir au bar, gérer la caisse (notamment la vider régulièrement) et gérer la consigne des gobelets (1€), faire thé et café
  • Passer de la musique
  • Passer les informations sur le programme au microphone ou avoir une personne responsable de la communication qui fait le tour des lieux pour transmettre l’information aux jongleurs.
  • Gérer la sécurité (mettre trousse de secours à dispo, soigner des blessures légères, contacter numéro d’urgence si besoin…)
  • Assurer la propreté des lieux et le ravitaillement en courses
  • Avoir les numéros de téléphone de chaque référents (général, accueil, bar, cuisine, technique…)
  • Organiser les spectacles (répétitions et déroulement)

Exemple du vendredi de la convention :

L'atelier Arts du cirque pour les enfants :

  • Préparer l'initiation pour les enfants : Mise en place des installations (fil, boule, tapis, matos de jongle et boissons).
  • Accueil des parents et des enfants + explications du déroulement de l'activité.
  • Animer l'atelier.
  • Ranger l’atelier à la fin.
  • Éventuellement, gérer les journalistes ou l’attaché culturel de la ville.

Le tournoi de volley-massues :

  • Faire une annonce auprès des jongleurs (pour participer, montez une équipe, trouver un nom, et venez-vous inscrire à l'accueil).
  • Expliquer les règles (en plusieurs langues si nécessaire). On peut imprimer les règles (voir Annexe 5).
  • A la fin, donner le certificat "1st place" au gagnant.

La scène ouverte :

  • Préparer la scène ouverte (un temps de préparation d'au moins 2h avant est nécessaire à son bon déroulement).
  • Demander aux jongleurs s'ils veulent présenter un numéro, ensuite faire un filage.
  • Préparer la salle 30 minutes avant (chaises en quantité suffisante + annonce aux jongleurs que la scène ouverte commence dans 30 minutes).

La renegade :

  • Éviter la renegade le premier soir de la convention, elle n’est souvent pas terrible, car les gens sont fatigués du trajet.

Exemple du samedi de la convention :

Le petit-déjeuner :

  • Installer des tables et des chaises et mettre à disposition la nourriture.

Les workshops :

La parade :

  • Préparer la parade
  • Faire un appel de rassemblement une demi-heure avant le départ.
  • Défiler
  • Ramener les jongleurs au site après la parade

Le gala :

  • Préparer le gala (un temps de préparation d'au moins 30 minutes/numéro avant la représentation est nécessaire à son bon déroulement)
  • Demander aux artistes de faire un filage.
  • Préparer la salle 45 min avant (chaises en quantité suffisante + annonce aux jongleurs que le gala commence dans 45 min)
  • Gérer les artistes : restauration, défraiement, besoin technique, ...
  • Accueil du public : un référent doit être en charge d'accueillir et d'expliquer au public extérieur comment ça va se dérouler.

La scène feu : Préparer l'espace feu (le combustible, mais aussi toute la sécurité : extincteur, couverture, eau, essoreuses, balise au sol pour démarquer l'espace…). Annoncer le début de la session.

Les concerts :

  • Avant : gérer les balances et la régie lumière. Prévoir que les balances font du bruit et ne doivent pas perturber d’autres activités.
  • Gérer les artistes : restauration, défraiement, besoins techniques...
  • Profiter !

La renegade :

  • Préparer la renegade (prévoir un espace, un canapé, du son et quelqu’un pour gérer le son, un micro et de la bière.
  • Il est préférable d’avoir un présentateur aguerri au renegade ou accompagné par des personnes aguerries. Ne jamais laisser la présentation à quelqu’un qui n’a jamais vue une renegade.

Exemple du dimanche de la convention :

Le petit-déjeuner :

  • Installer des tables et des chaises et mettre à disposition la nourriture.

Les jeux de la jongle :

  • Préparer les jeux (espace et matériel nécessaire + cadeaux des jeux)
  • Faire une annonce que les jeux vont commencer
  • Animer les jeux et distribuer les cadeaux

Le rangement, le nettoyage et la remise des clefs :

  • Prévoir logistique transport voitures et camionnettes pour recharger le matos
  • Motiver les troupes à nous aider à ranger et à nettoyer
  • Produits de nettoyage
  • État des lieux et remise des clefs