Organiser une convention
Pendant la convention
Tout au long de l'événement :
- Gérer le paiement de l'entrée, la caisse (à vider régulièrement), les pass, les infos aux participants, les T-shirts (bilingue c’est mieux)
- Faire les repas des bénévoles et artistes (Annexe 4)
- Faire repas des conventionnistes, si vous l’avez prévu
- Servir au bar, gérer la caisse (notamment la vider régulièrement) et gérer la consigne des gobelets (1€), faire thé et café
- Passer de la musique
- Passer les informations sur le programme au microphone ou avoir une personne responsable de la communication qui fait le tour des lieux pour transmettre l’information aux jongleurs.
- Gérer la sécurité (mettre trousse de secours à dispo, soigner des blessures légères, contacter numéro d’urgence si besoin…)
- Assurer la propreté des lieux et le ravitaillement en courses
- Avoir les numéros de téléphone de chaque référents (général, accueil, bar, cuisine, technique…)
- Organiser les spectacles (répétitions et déroulement)
Exemple du vendredi de la convention :
L'atelier Arts du cirque pour les enfants :
- Préparer l'initiation pour les enfants : Mise en place des installations (fil, boule, tapis, matos de jongle et boissons).
- Accueil des parents et des enfants + explications du déroulement de l'activité.
- Animer l'atelier.
- Ranger l’atelier à la fin.
- Éventuellement, gérer les journalistes ou l’attaché culturel de la ville.
Le tournoi de volley-massues :
- Faire une annonce auprès des jongleurs (pour participer, montez une équipe, trouver un nom, et venez-vous inscrire à l'accueil).
- Expliquer les règles (en plusieurs langues si nécessaire). On peut imprimer les règles (voir Annexe 5).
- A la fin, donner le certificat "1st place" au gagnant.
La scène ouverte :
- Préparer la scène ouverte (un temps de préparation d'au moins 2h avant est nécessaire à son bon déroulement).
- Demander aux jongleurs s'ils veulent présenter un numéro, ensuite faire un filage.
- Préparer la salle 30 minutes avant (chaises en quantité suffisante + annonce aux jongleurs que la scène ouverte commence dans 30 minutes).
La renegade :
- Éviter la renegade le premier soir de la convention, elle n’est souvent pas terrible, car les gens sont fatigués du trajet.
Exemple du samedi de la convention :
Le petit-déjeuner :
- Installer des tables et des chaises et mettre à disposition la nourriture.
Les workshops :
La parade :
- Préparer la parade
- Faire un appel de rassemblement une demi-heure avant le départ.
- Défiler
- Ramener les jongleurs au site après la parade
Le gala :
- Préparer le gala (un temps de préparation d'au moins 30 minutes/numéro avant la représentation est nécessaire à son bon déroulement)
- Demander aux artistes de faire un filage.
- Préparer la salle 45 min avant (chaises en quantité suffisante + annonce aux jongleurs que le gala commence dans 45 min)
- Gérer les artistes : restauration, défraiement, besoin technique, ...
- Accueil du public : un référent doit être en charge d'accueillir et d'expliquer au public extérieur comment ça va se dérouler.
La scène feu : Préparer l'espace feu (le combustible, mais aussi toute la sécurité : extincteur, couverture, eau, essoreuses, balise au sol pour démarquer l'espace…). Annoncer le début de la session.
Les concerts :
- Avant : gérer les balances et la régie lumière. Prévoir que les balances font du bruit et ne doivent pas perturber d’autres activités.
- Gérer les artistes : restauration, défraiement, besoins techniques...
- Profiter !
La renegade :
- Préparer la renegade (prévoir un espace, un canapé, du son et quelqu’un pour gérer le son, un micro et de la bière.
- Il est préférable d’avoir un présentateur aguerri au renegade ou accompagné par des personnes aguerries. Ne jamais laisser la présentation à quelqu’un qui n’a jamais vue une renegade.
Exemple du dimanche de la convention :
Le petit-déjeuner :
- Installer des tables et des chaises et mettre à disposition la nourriture.
Les jeux de la jongle :
- Préparer les jeux (espace et matériel nécessaire + cadeaux des jeux)
- Faire une annonce que les jeux vont commencer
- Animer les jeux et distribuer les cadeaux
Le rangement, le nettoyage et la remise des clefs :
- Prévoir logistique transport voitures et camionnettes pour recharger le matos
- Motiver les troupes à nous aider à ranger et à nettoyer
- Produits de nettoyage
- État des lieux et remise des clefs
