Organiser une convention

Au moins la veille de la convention

1) FAIRE LES COURSES

Exemple de liste de courses prévisionnelles de base : Attention, cette liste concerne uniquement les consommables. Le reste dépend de ce que vous procédez déjà, de ce que l’on peut vous prêter et de ce que vous devrez acheter.

Repas bénévoles pour installation (Taboulé + tarte)

  • 1 rouleau papier alu

  • 1 rouleau papier sulfurisé

  • 5 pâtes feuilletées

  • 1 bouteille d’huile d’olive

  • 1 litre d’huile de tournesol

  • 1 gros paquet de raisins secs

  • 2 kg de semoule

  • 2 grosses boites de pois chiche

  • 1 pot de moutarde à l’ancienne

  • 2 blocs emmental (2*500 g)

  • 24 œufs

  • Récupération de légumes

Petit déjeuners

  • 8 kg de muesli (bio)
  • 10-15 kg d’oranges (bio)
  • Café: 30 paquets de 250 g
  • Thé : 50-100 sachets de thé basique
  • 10 plaquettes de beurre (250 g)
  • 25 litres de lait,
  • 20 gros pots de confiture
  • 40 kg de pain (à commander chez un boulanger)

Bar

  • jus de pomme (entre 30 et 60 litres)
  • bière (entre 400 et 750 litres)

Hygiène et nettoyage

  • 15*8 rouleaux= 120 rouleaux de PQ
  • 10 éponges
  • 10 paires de gants
  • 10 serpillères

REMARQUE : Dans un premier temps, ce genre de liste peut suffire, car le samedi on retourne de toute façon faire les courses pour faire l’appoint.

2) CHARGEMENT DES VEHICULES

Pendant qu’une partie de l’équipe fait les courses, une autre va se regrouper là où sont entreposés le matériel et la décoration de la convention. Il faut prévoir un planning de montage et démontage avec la liste des tâches à faire, le responsable de chaque tâche et les véhicule nécessaire. Attention, si tout n’est pas au même endroit, il faut se répartir les différents véhicules et différents lieux de chargement, en veillant à ce qu’il y a assez de place pour les affaires et les personnes.

3) INSTALLATION

Venir à l’heure prévue pour faire l’état des lieux et récupérer les clés de la salle avec la personne contact de la ville.

L’équipe montage du chapiteau, monte et installe le chapiteau :

  • …

L’équipe logistique débarque avec le matériel pour installer :

  • les panneaux d’indications dans le village (demander l’autorisation à la ville d’accueil)
  • le son, lumières, canapés, boules, fils, trousse de secours…
  • toute la décoration et les poubelles de tri des déchets (carton, verres, autres), guirlandes…
  • l'affichage (programme, workshop, règle du volley-massues, panneaux, affiche du gala...)
  • l’accueil, avec la caisse, les passes à l’entrée, les stylos, scotch, programme, plan, fiche à destination des bénévoles qui aide à l’accueil…
  • la cuisine
  • l’atelier d’initiation cirque pour les enfants
  • la scène (c’est souvent ce qui dure le plus longtemps)