Organiser une convention

Établir un budget

Estimer les besoins

  • Matériel de spectacle (chapiteau, son, lumière)
  • Restauration (bar, nourriture public, catering)
  • Rémunérations (artistes, technicien.ne.s, intervenant.e.s, sécurité)
  • Communication (site internet, affiches, flyers, vidéos)
  • Goodies, gobelets, vêtements
  • Défraiements divers
  • Petit matériel (papeterie, bricolage, propreté, pharmacie, peinture, etc)
  • Locations (salles, barnum, véhicules, toilettes sèches, plante-pince, etc)
  • SACEM, assurance, banque…
  • Imprévus (prévoyez large genre 5 a 10% du budget)

Sources de revenus

  • Billetterie
  • Subventions
  • Vente de goodies
  • Restauration (bar/bouffe)
  • Traders (emplacement/prix libre/pourcentage)
  • Contributions volontaires (mécénat, prêts divers, partenariats, exonération d'impôt)
  • Trésorerie de l’association

Estimer la fréquentation

Pour estimer le nombres de personnes, on peut s’interroger sur la fréquentation des :

  • Autres conventions de la région
  • Conventions passées
  • Conventions se déroulant à des dates proches
  • Événement Facebook (ratio “personnes déclarées/personnes venant” à estimer…!)
  • Événements “similaires” du secteur (concerts, festivals de théâtre de rue, événements alternatifs, etc)

Attention à estimer la capacité maximale de la convention en amont.
→ Adapter les prix d’entrée en fonction des dépenses estimées et d’une fréquentation modeste

Moins de dépenses, plus de revenus…!

Trouver de bons partenariats:

  • Municipalité avec salles/gymnase/terrain/électricité/eau
  • Structures et associations pouvant prêter du matériel contre des animations/du bénévolat
  • Artistes/compagnies prêt.e.s à jouer à tarif réduit
  • Groupes de musique d’ami.e.s !
  • Les autres associations de la région (socle de bénévolat solide, matériel en commun, bons plans divers)
  • "Récup’ mon amour" (décoration, aménagement, nourriture)
  • Penser local: c’est souvent moins cher et plus simple quand c’est à 2km…!

Optimiser le bénévolat: compter sur les talents de votre équipe (cuisine, sécu, technique, etc)
Se renseigner sur les subventions possibles à différentes échelles (à bien anticiper)

Organiser ses infos

  • Bien ranger ses documents
  • Avoir un.e référent.e omniscient.e sur le sujet (quitte à être aidée.e)
  • Garder les documents classés par date

Avant : bien communiquer sur l’ensemble des dépenses au sein de l’équipe. (Pas de surprise!)
Pendant : pour tout mouvement de fond: noter qui, quand, quoi, comment sur un document général (avoir des copies datées n’est pas un luxe).
Après : vérifier que tout est en accord avec la situation sur le compte en banque. S’assurer que chaque personne a bien été payée/remboursée. Être au clair sur les paiements en liquides/chèque/virement (source de confusion!).

Quelques écueils “classiques”

  • Mort rapide (décalage temporel dépenses / recettes / subventions)
  • Budget non-réaliste (dépenses > recettes)
  • Compensations travail bénévole (boissons, nourriture...) manque à gagner/ dépenses à anticiper